FormFlow. Elektronický archiv dokumentů pro firmy a úřady

Ukládejte veškeré firemní dokumenty v souladu s českými i evropskými pravidly. Pohodlně a bezpečně do on‑premise archivu. Ten je navržen pro společnosti, které pracují se spoustou dokumentů.

Online konzultace

Objednávky, smlouvy, faktury, datovky, mzdové listy, protokoly a spousta dalších dokumentů k archivaci

Archiv je navržen pro všechny podniky a subjekty, které potřebují ukládat desítky tisíc dokumentů ročně.

Právně správně

Umí přesně to, co potřebujete

Data bezpečně na vašich serverech

Zprovoznění v řádu měsíců

Pokročilá správa oprávnění

Nástroj od leadera na trhu

Dokumenty právně správně

Obstojíte při auditu nebo jakékoliv kontrole

Archivace dokumentů probíhá v souladu s českou i evropskou legislativou. Dokumenty se uloží ve správném formátu, systém automaticky kontroluje platnost elektronických podpisů a upozorní zaměstnance na potřebné změny – ať už jsou jakékoliv.

UŠETŘÍTE ČAS I PENÍZE

Archiv umí přesně to, co potřebujete

Archivací nebudou zaměstnanci ztrácet hodiny času. Dokumenty se automaticky uloží ve správném formátu a na správné místo, dle předem navržených scénářů a kdokoliv ho najde za několik vteřin. Archiv jsme navrhli tak, abyste neplatili za funkce nebo licence, které nepotřebujete.

Archiv dokážeme zprovoznit za pár měsíců

V základní verzi bez složitých uživatelských úrovní, dokážeme archiv spustit v horizontu tří měsíců (konkrétní časová náročnost se samozřejmě liší podle náročnosti projektu).

01
AnalýzaIdentifikace situace: kolik má klient dokumentů, kdo s nimi pracuje a jak.
02
Návrh řešeníDodali jsme návrh řešení včetně kalkulace a harmonogramu.
03
VývojPřišla na řadu fáze programování a nastavování přístupů.
04
TestováníKlient dostal vše na vyzkoušení a společně jsme vše doladili.
05
SpuštěníA je to, projekt byl předán, zaměstnanci proškolení a vše běží, jak má.
06
RozšířeníSpokojený klient momentálně přemýšlí nad rozšířením řešení, což je pro FormFlow hračka.

Podívejte se na případové studie

BEZPEČNÉ ON‑PREMISE ŘEŠENÍ

Veškerá data jsou bezpečně uložená na vašich serverech

Citlivé informace o cenách, výrobním procesu nebo osobní údaje zaměstnanců se nedostanou ven z firmy. Nemusíte řešit zabezpečení cloudu, archiv totiž běží na serveru přímo u vás ve firmě.

Využijte možnost on‑line konzultace s naším odborníkem přes aplikaci Teams.

Domluvit konzultaci zdarma

Kde používají FormFlow

Automatizace procesů výrazně ulehčila přehled a kontrolu nad dokumenty

Otevřít studii

Kotlíkové dotace bez front a z pohodlí domova

Otevřít studii

Migrace a archivace 48 milionů smluv za 4 měsíce

Otevřít studii

Bezpečnost

Důvěra podložená certifikacemi

Řešení Software602 splňují přísné požadavky na bezpečnost, kvalitu i legislativní soulad. Mezinárodní certifikace a status kvalifikovaného poskytovatele služeb vytvářejících důvěru dávají jistotu organizacím ze soukromého i veřejného sektoru. Vaše dokumenty jsou v bezpečí a mají právní validitu.

Naše certifikace

Archivační řešení FormFlow lze rozšířit i o další oblasti

HR procesy

Řízení distribuce interních závazných HR dokumentů na zaměstnance. Zjednodušení HR procesů a jejich administrativy. Vyřešení žádostí o dovolenou, home office, vyúčtování či nákupní požadavky již nebude žádný problém.

Byznys procesy

Zrychlení firemních procesů s jejich plnou kontrolou. Schvalování smluv, účtenek, faktur i objednávek včetně možností podpisu smluv také s partnery či klienty.

E‑kontrakting

Elektronické podepisování smluv, objednávek a dalších dokumentů pro vedení firmy a zaměstnance oprávněné jednat a podepisovat a organizaci. Rychlý podpis smluv i objednávek s protistranou včetně obsluhy datových schránek navíc.

Časté dotazy

FormFlow slouží k elektronické archivaci velkého množství firemních nebo úředních dokumentů. Ukládá dokumenty v souladu s českými i evropskými pravidly a hodí se pro organizace, které ročně pracují s desítkami tisíc souborů. Typicky jde o objednávky, smlouvy, faktury, datové zprávy, mzdové listy, protokoly a další dokumenty, které musí zůstat bezpečně uložené a dohledatelné.

Ano, FormFlow je on‑premise řešení, takže data zůstávají uložená na serverech vaší organizace. To je důležité hlavně u citlivých informací, jako jsou ceny, výrobní postupy nebo osobní údaje zaměstnanců. Nemusíte řešit ukládání dokumentů v externím cloudu, protože archiv běží přímo ve vašem prostředí.

Ano, FormFlow pomáhá archivovat dokumenty právně správně podle české i evropské legislativy. Dokumenty se ukládají ve správném formátu a systém automaticky kontroluje platnost elektronických podpisů. Pokud je potřeba udělat změnu nebo zásah, upozorní na to odpovědné zaměstnance.

V základní verzi lze FormFlow zprovoznit v horizontu několika měsíců. U jednodušších projektů bez složitých uživatelských úrovní může být archiv spuštěný přibližně za tři měsíce. Přesná časová náročnost záleží na počtu dokumentů, uživatelů, oprávnění a požadovaných úpravách.

Ano, dokument ve FormFlow můžete dohledat i po letech během několika vteřin. Archiv ukládá dokumenty podle předem navržených scénářů na správné místo a pomáhá odstranit ruční hledání v šanonech, e‑mailech nebo sdílených složkách. To se hodí zejména při auditu, kontrole nebo zpětném ověřování starších dokumentů.

Ano, FormFlow lze rozšířit i o další oblasti, například HR procesy, byznys procesy nebo e‑kontrakting. Může pomoci s distribucí interních HR dokumentů, žádostmi o dovolenou a home office, vyúčtováním, nákupními požadavky, schvalováním smluv, účtenek nebo faktur. Díky tomu nemusí archiv fungovat izolovaně, ale může navázat na širší digitální procesy organizace.